Evitar o desperdício de papel é uma das ações mais rápidas que podem ser feitas para cortar custos desnecessários nas empresas.

Geralmente, quanto maior for o número de funcionários, maior será o gasto com papel. Por isso, os melhores gestores se preocupam em realizar campanhas de economia de papel nas empresas.

Ações inteligentes podem gerar uma economia de até 40% com papéis, tintas e peças das impressoras. No entanto, mesmo que pareça simples, algumas empresas têm dificuldade em adotar ações para reduzir o consumo de papel.

Neste artigo, vamos dar dicas simples, mas preciosas, para que você aprenda como evitar o desperdício de papel na sua empresa.

Conscientização + tecnologia = economia de papel nas empresas

A capacidade de diminuir gastos com papel das empresas depende do equilíbrio entre pessoas e tecnologia. Quando há conscientização e bom senso, a tecnologia age a favor da empresa que, consequentemente, age a favor dos funcionários.

Isso forma uma espécie de ciclo virtuoso, em que uma atitude positiva gera outra, e assim sucessivamente. Confira, abaixo, nossas dicas para encontrar esse equilíbrio. E surpreenda-se com o quanto isso pode ser mais simples do que se imaginava!

Dica #1: Crie um projeto de redução de papel na empresa para conscientizar os funcionários

Verdade seja dita: a maioria das empresas têm custos desnecessários com consumo de papel porque os funcionários não se importam com a quantidade de coisas que imprimem.

Muitas vezes, chegam a imprimir até documentos e fotos pessoais sem pensar duas vezes. Por isso, é importante criar um projeto em que há metas, recompensas e resultados transparentes.

Assim, os funcionários podem acompanhar os resultados alcançados em tempo real e planejar melhorias para alcançar tais objetivos.

Mas cuidado: não basta colocar um aviso na parede esperar que a mágica aconteça. Faça campanhas envolventes para que todos participem. Você pode realizar ações divertidas e com recompensas para os funcionários.

• Crie metas de redução do consumo de papel e dê uma premiação aos departamentos de acordo com os resultados atingidos;
• Organize competições amigáveis entre os setores para estimular as pessoas a consumirem menos papel;
• Envie (digitalmente) fatos curiosos para lembrar constantemente os colaboradores sobre a campanha de consumo do papel.

Dica #2: Configure as impressoras para economizar papel

Se a conscientização dos funcionários falhar, você pode investir em métodos mais rígidos. Algumas configurações que você pode aplicar nas impressoras são:

• Imprimir obrigatoriamente frente e verso;
• Imprimir obrigatoriamente preto e branco.

Além das configurações nos próprios equipamentos, há outras alternativas que podem ajudar sua empresa a diminuir o consumo de papel. Por exemplo, uma solução de impressão segura obriga os funcionários a realizar a autenticação manual nas impressoras antes de retirar as impressões.

Isso evita que documentos sejam perdidos ou esquecidos nas bandejas das impressoras. Também é importante para impedir que documentos sigilosos caiam em mãos erradas.

Mas não para por aí: existem softwares de bilhetagem de impressão que contabilizam todos os documentos impressos e criam relatórios com os dados de quem, o que e quando os documentos foram impressos.

Dica #3: Utilize a tecnologia para evitar impressões desnecessárias

Incentive que os funcionários não imprimam documentos que serão lidos e descartados em breve. Quer um exemplo? Muitas pessoas gostam de imprimir relatórios e outros documentos para participar de reuniões. Essa é uma prática que desperdiça muito papel.

Estimule seus funcionários e colegas a utilizarem métodos digitais para ler documentos que seriam descartados rapidamente. Hoje em dia, é possível que se utilize:

• Serviços na nuvem (Google Drive, Dropbox) para armazenar e compartilhar documentos;
• Notebooks, tablets e até smartphones para ler os documentos em reunião e, assim, reduzir o consumo de papel.

Dica #4: Crie novas utilidades para os papéis que seriam descartados

Antes de descartar os papéis, confira se não há outra forma de reutilizá-los. Quer saber como? Aqui vai um exemplo: na Helioprint, nós transformamos impressões descartáveis em blocos de anotações.

Há outras maneiras de se reaproveitar o papel. Por exemplo, tem pessoas que fazem lindos artesanatos com eles. Depois disso, vendem o que foi produzido e o dinheiro é revertido a alguma instituição social. É uma boa forma de fazer o bem duas vezes: do ponto de vista social e ambiental.

Dica extra: Recicle!

Mesmo imprimindo apenas o que é necessário não se esqueça de reciclar! Esse é o caminho para economia de papel nas empresas! Caso não seja possível fazer isso na própria instituição, uma alternativa é estabelecer parcerias com cooperativas de reciclagem.

No Brasil e em muitos países, papel é feito exclusivamente a partir de árvores cultivadas, em outros as florestas que suprem essa matéria-prima são manejadas de modo que possam crescer continuamente. Assim, não é correto pensar que o consumo de papel promove desmatamento – ao contrário: mais papel significa mais árvores! Apesar disso, é muito importante reciclar todo o papel, para reduzir ainda mais os resíduos enviados para aterros sanitários. Isso é uma boa contribuição ao meio ambiente e fácil de fazer.

Pesquisas indicam que os clientes preferem fazer negócio com empresas que buscam ser sustentáveis, e que se esforçam para causar o menor impacto possível ao meio ambiente.

Mas para além dessa preocupação prática, negocial, preocupar-se com o meio ambiente também é uma maneira de construir um mundo mais verde, pronto a receber as futuras gerações.