Quando eu sei que minha empresa precisa de gestão de impressão? Outsourcing de impressão

Se a sua empresa possui uma alta demanda de materiais impressos, talvez você já tenha se deparado com o seguinte dilema: investir em impressoras próprias ou terceirizar a impressão? O que é mais vantajoso para meu negócio?

Muitas vezes, clínicas médicas, escritórios de advocacia e até cursinhos pré-vestibular, que têm um grande volume de impressão, acreditam que, comprando as próprias impressoras e investindo em máquinas modernas, de alta qualidade, terão menos custos a longo prazo. Porém, se esquecem que até mesmo boas máquinas precisam de manutenção e de nada adianta ter ótimos equipamentos, se eles não forem bem administrados.

Aí quando percebem, o toner não dura mais como o esperado. Volta e meia as impressoras estão desreguladas, com peças quebradas e não atendem mais à demanda como antes. Os colaboradores não utilizam os equipamentos como deveriam e o desperdício de materiais, de tempo e dinheiro aumentam, assim como as manutenções e o custo com as impressoras.

E o que fazer nesse caso? Ou melhor, como se prevenir e evitar que isso aconteça em sua empresa? Simples: investindo na gestão de impressão.

Gerenciamento, ou gestão de impressão, nada mais é do que o conjunto de técnicas que visam manter o controle de tudo o que é impresso em uma empresa. Essa administração pode ser realizada por meio de softwares e outros recursos que auxiliam na economia e até na segurança das informações.

Na Helioprint, por exemplo, você realiza essa gestão por meio de uma interface online. Nela é possível analisar equipamentos, estabelecer cotas de uso e até quais de seus colaboradores terão acesso às impressoras. Esse recurso pode facilitar (e muito) seu dia a dia!

Ficou curioso? Para que você entenda melhor como funciona a gestão de impressão, listamos 4 situações que comprovam a importância dela em uma empresa. Será que a sua está precisando? Descubra:

1 – Os custos com impressão aumentaram em sua empresa?

Se a sua empresa imprime mais de 2 mil páginas mensais, por meio da gestão de impressão você consegue economizar até 30% por mês. Basta contratar um serviço de outsourcing, que cobra por página impressa. Cá entre nós, multiplicando essa porcentagem por 12 meses, dá para economizar muito dinheiro!

E essa “grana extra”, que você usaria para cuidar da manutenção das impressoras, comprar mais toner e papel, por exemplo, pode ser investida em melhorias na estrutura de sua empresa, na contratação de novos colaboradores ou até mesmo na capacitação deles.

Fora que, por meio do gerenciamento de impressão, você consegue ter acesso a todas as impressoras e estabelecer cotas de impressão e cópias. Dessa forma é mais fácil administrar o orçamento e os colaboradores terão mais consciência ao utilizarem as máquinas.

Ah, impressão colorida ou em apenas uma página – ao invés de usar a frente e o verso da folha – também geram gastos desnecessários. E isso tudo você também pode controlar e configurar por meio da interface do outsourcing de impressão da Helioprint.

2 – Você precisa fazer manutenções nas impressoras com mais frequência?

A gestão de impressão também facilita – e até diminui – o número de manutenções nas impressoras de sua empresa. Lembrando que mesmo investindo em impressoras modernas, com o passar do tempo, e de acordo com o uso, as manutenções serão mais frequentes. Se os equipamentos não forem bem administrados, você corre o risco de ficar sem a possibilidade de imprimir, por conta das quebras e demora no suporte técnico.

Mas quando você opta pela terceirização da impressão, quem fica responsável pelas máquinas e suprimentos é uma empresa especializada.

Assim, sua empresa terá acesso a impressoras com alta qualidade, toner original, manutenção em dia e, sempre que algo acontecer com elas, é só entrar em contato com a empresa contratada e logo o problema é solucionado.

Dessa forma você não precisa pedir para que sua equipe de TI pare o que está fazendo no momento para verificar o que está acontecendo com as impressoras do seu negócio.

Sem contar que seus colaboradores também serão mais produtivos, ainda mais porque os problemas com impressão serão menores e eles poderão focar nas tarefas que realmente importam.

3 – Vazamento de informações importantes dentro da empresa

Para que informações relevantes, como documentos, dados dos colaboradores, folhas de pagamento e outros, não vazem, a gestão de impressão é fundamental.

Por meio dela você tem acesso a relatórios que indicam quais os colaboradores e áreas que utilizaram as impressoras por dia e horário; consegue dar acesso para funcionários autorizados, permitindo que os documentos sigilosos sejam impressos mediante a identificação dos mesmos, incluir mensagens personalizadas ou até um código de rastreio para facilitar o acompanhamento do arquivo e, ainda, utilizar a função Siga-me.

Com o Siga-me as informações confidenciais ficarão mais seguras. Isso porque esse recurso permite que você envie arquivos para uma impressora e que ela só processe e imprima esse documento depois que você der a sua confirmação, fisicamente, na impressora.

4 – Quando a demanda de materiais impressos aumentou consideravelmente

Muitas vezes, você achava que teria um número X de impressão por mês, mas percebeu que a quantidade ficou muito maior e que seu equipamento já não é mais o suficiente para comportar essa demanda. Novamente o dilema aparece: terceirizar a impressão ou continuar adquirindo impressoras para a empresa?

Bem, você já viu que a gestão de impressão é uma das vantagens do outsourcing de impressão e que isso vai melhorar a qualidade e a segurança dos materiais impressos, diminuir os custos, e as filas de impressão. E então, o que vai escolher nesse caso? A terceirização, é claro!

Se você ficou interessado, continue acompanhando o blog da Helioprint!
Aqui você encontra artigos diversos, desde como diminuir os custos com impressão por meio do gerenciamento, até as formas de pagamento do outsourcing de impressão e cases, como o do escritório de advocacia Oliveira & Antunes, que teve muito sucesso ao investir na gestão de impressão.

Até a próxima!

Helioprint Outsourcing de impressão


Edirlaine Kratz

Consultora estratégica da Helioprint, especializada em Outsourcing de Impressão corporativo.

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