Formas de pagamento de Outsourcing de impressão: Qual é a melhor para minha empresa? Outsourcing de impressão

Hoje em dia existem diversos meios de pagar por um serviço de locação de impressoras.

Cada um com suas vantagens e desvantagens.

Mas será que o seu modelo atual é realmente o melhor para sua empresa?

Continue lendo e descubra.

 

#1: Pagamento por toner

No comodato por toner a empresa terceirizada fornece as impressoras e o cliente só precisa comprar os suprimentos, como toner e papel.

Pode parecer simples e barato, mas é preciso ter cuidado.

Apesar de parecer uma boa opção, se a sua empresa não for capaz fazer o gerenciamento dos suprimentos, você nunca vai descobrir o custo real de cada toner, e poderá pagar mais do que imagina.

Quer um exemplo?

Imagine que você pagou R$ 50,00 em um toner que deveria durar 1000 impressões.

50 / 1000 = R$ 0,05 por página.

O toner não é original, então vamos considerar uma perda de 15% da carga total devido ao processo de remanufatura.

O rendimento total do toner cai para 850 páginas.

50 / 850 = R$ 0,06 por página.

Durante o decorrer do mês, 100 impressões tiveram que ser refeitas, devido a baixa qualidade do toner e problemas de atolamento de papel.

O rendimento total do toner cai para 750 páginas.

50 / 750 = R$ 0,07 por página.

Para finalizar, um dos funcionários remove o toner com 15% de carga restante.

O rendimento total do toner cai para 650 páginas.

50 / 650 = R$ 0,08 por página.

Entendeu?

São esses pequenos custos invisíveis que aumentam os gastos com impressão da sua empresa.

 

#2: Pagamento por franquia

Quando falamos em franquia não existem grandes segredos. Cada impressora alugada possui uma quantidade determinada de impressões disponíveis.

Se o cliente imprime abaixo dessa quantidade, paga o valor mínimo.

Se imprime acima, paga um valor extra por cada impressão.

Simples e fácil de entender, mas…

Essas alterações no volume de impressão mensal, normal em qualquer empresa, podem se transformar em custos invisíveis e aumentar as suas despesas consideravelmente.

Para entender melhor, confira um exemplo:

José precisava imprimir mil páginas por mês. Uma empresa de outsourcing forneceu a impressora no valor de R$ 200,00 por mês.

1000 páginas = R$ 200,00.

Em dezembro, como de costume, os negócios diminuíram, reduzindo, também, a quantidade de impressões realizadas.

Foram realizadas 350 páginas a menos.

Mesmo assim, ele teve que pagar os mesmos R$ 200,00 à empresa de outsourcing.

650 páginas = R$ 200,00.

Mas isso não é tudo…

Em janeiro José fez bons negócios, aumentando, também, a quantidade de páginas impressas.

Foram 500 páginas acima do contratado.

Cada página extra custou a Jose R$ 0,06.

1500 páginas = R$ 230,00.

Mais do que havia contratado.

 

#3: pagamento mensal da impressora + impressões

Neste modelo de cobrança o cliente paga uma taxa fixa mensal pela impressora mais a quantidade de páginas impressas.

Mas não se assuste.

Isso não significa que o preço vai aumentar.

Na verdade, a maior diferença entre este e os outros modelos é a transparência das informações.

O que isso quer dizer?

Quer dizer que, ao invés de embutir todos os custos da operação em um único preço, os valores são cobrados separadamente, tornando visível o destino do seu investimento.

Sem surpresas no final do mês.

Confira a tabela abaixo para entender melhor:

Forma de pagamento Custo da impressora Custo por impressão 5000 páginas 10000 páginas 20000 páginas
Taxa fixa + impressões R$ 70,00 R$ 0,03 R$ 220,00 R$ 370,00 R$ 670,00
Somente por impressão Embutido na impressão R$ 0,05 R$ 250,00 R$ 500,00 R$ 1.000,00

Como você pode ver, quanto maior for a quantidade de impressões, maior será a diferença no preço final.

Qual é o motivo desta diferença?

É simples, no modelo onde a impressão é cobrada separadamente, o único valor que aumenta é o custo da impressão.

Enquanto isso, no modelo por impressão, todos os custos aumentam juntamente, pois estão misturados em um único valor: R$ 0,05.

 

#4: Pagamento por impressão

Este modelo de pagamento é muito parecido com o comodato por toner, porém, ao invés de comprar os suprimentos, o cliente paga pelas páginas impressas.

As impressoras e os cartuchos são fornecidos pela empresa terceirizada.

Mas não de graça.

Tudo é somado e embutido dentro do valor da página pago por você, e este pode ser o grande problema.

Afinal, se todos os custos estão misturados, como você pode ter certeza que o valor real da impressão é barato?

Confira um exemplo:

João paga somente pelas impressões. Seu custo é de R$ 0,05 por página.

Destes cinco centavos, João não sabe qual é o custo real da página, pois está tudo misturado.

Custo de impressão + impressora + suprimentos = R$ 0,05.

Para a demanda de 5000 impressões por mês, João paga R$ 250,00.

5000 impressões = R$ 250,00.

Pedro, por outro lado, paga uma taxa fixa de R$ 70,00 pela impressora, e o seu custo por página é de R$ 0,03.

Custo de impressão = R$ 0,03.

Custo da impressora = R$ 70,00.

Com as mesmas 5000 impressões mensais, Pedro tem um custo mensal de R$ 220,00.

5000 impressões = R$ 220,00.

 

O que realmente importa em um modelo de cobrança?

Indiferentemente da forma que a sua empresa trabalha hoje, o importante é prestar atenção no custo mensal no fim do mês.

Coloque na ponta do lápis e fique atento para descobrir seu custo por página, só assim você vai saber de verdade se está pagando caro ou barato no seu contrato.

Não sabe fazer o cálculo?

Você só precisa pegar os custos totais com impressão e dividir pela quantidade de páginas impressas.

Por exemplo:

João fez as contas e percebeu que gastou R$ 1800,00 com impressão para imprimir 25.000 páginas.

Custo de impressão = 1800 / 25000.

Custo de impressão = R$ 0,072.

Dica importante: Lembre sempre de considerar todos os custos envolvidos como peças, suprimentos e assistência técnica. Preste atenção aos custos invisíveis, como: Reimpressão e as horas de equipamentos parados.

Edirlaine Kratz

Consultora estratégica da Helioprint, especializada em Outsourcing de Impressão corporativo.

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