Diminuição de custos, agilidade de busca e mais controle. Entenda como um sistema de GED pode contribuir com o seu negócio.

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) já é uma realidade, mas entender como ele funciona é fundamental para a sua instituição. Por isso, preparamos um conteúdo informativo para te ajudar a implantar um sistema de GED ou melhorar o que você já possui.

Se você faz parte de uma geração conectada, provavelmente já estava procurando algum objeto físico e desejou que existisse as teclas Ctrl e F5 para a vida real. Estamos acostumados a fazer tudo online, seja uma transação bancária, uma compra ou uma simples pesquisa. 

Como em todos os nichos do mercado, a tecnologia chegou para ficar e na área médica não seria diferente.

Tecnologia na área médica

A Telemedicina, por exemplo, foi autorizada pelo Conselho Federal de Medicina em março deste ano e se tornou um novo canal para a saúde. Há cada ano que passa, novas formas de fazer as atividades do cotidiano serão atualizadas com inserção de tecnologias.

Grandes clínicas e hospitais, possuem o SAME (Serviço de Arquivo Médico e Estatística). Esse setor consiste em organizar e arquivar os prontuários médicos e demais documentos importantes. Mas, além de demandar um espaço físico relevante, necessita de uma logística de extrema segurança.

Para facilitar o arquivamento e aumentar a segurança, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) veio para ficar. Segundo uma pesquisa da AIIM, divulgada pelo site Money Times, o mercado de GED e ECM (Enterprise Content Management) passam de R$ 1,5 bilhão.

Ainda segundo a pesquisa, 72% das empresas no Brasil já aderiram aos métodos de gerenciamento eletrônico. Por mais organizado que o seu arquivamento físico for, a agilidade de busca de um documento eletrônico é insuperável.

Além da procura ser mais ágil, a organização é imediata. O tempo que você estaria organizado a papelada, pode ser investido em mais atendimentos, por exemplo.

Afinal, o que é GED e como ele funciona?

O significado da sigla GED é Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos. Essa gestão está ligada com os processos de uma empresa que garantem que o documento esteja seguro, no lugar certo, para as pessoas certas. O menor custo para esse sistema também importa e muito. Por isso, os documentos devem estar disponíveis ao menor custo possível para empresa.

A premissa de um Gerenciamento de Documentos é garantir economia, eficiência e segurança na administração. Por esse motivo, a palavra ‘Eletrônico’ vem para facilitar ainda mais esses conceitos.

A GED nada mais é que uma solução tecnológica para um maior desempenho de setores como o SAME em unidades de saúde. Com os documentos digitalizados, o controle, armazenamento e compartilhamento ficam seguros em um só sistema.

Como toda a transformação de físico para digital, implantar o GED em sua empresa, exige cautela, etapas muito bem conduzidas e máxima organização. As informações precisam estar seguras e não podem ser perdidas no meio do processo.

O caminho para uma GED efetiva se baseia em alguns pilares. O primeiro passo consiste em digitalizar o documento. O profissional recebe, digitaliza e posteriormente classifica o conteúdo. Tema, setor, área e todas as definições que possam facilitar a busca do documento e que garanta que ele fique no local correto.

Após o cadastro correto no sistema, o documento também necessita de uma validade. Ter o controle da vida útil dos seus documentos, é essencial para manter o seu sistema de GED ainda mais atualizado. Além de manter os espaços preenchidos apenas com o que é extremamente necessário.

Como informação nunca é demais, por fim, o profissional que cadastrou o documento comunica aos interessados qual a melhor forma de encontrar o conteúdo.

Impacto positivo do GED na área médica

A medicina é uma das áreas em que atualização constante não é uma opção e sim uma necessidade. Por isso, médicos, enfermeiros e profissionais de saúde em geral, estão sempre por dentro das novidades científicas.

Na maioria dos casos, quanto mais atual mais efetivo. Se isso serve para os procedimentos, podemos usar a mesma lógica para os processos. A digitalização e conectividade já chegou a vários setores por ser um sistema que proporciona mais agilidade e produtividade.

A GED na área médica facilita a construção de indicadores, melhorar o atendimento e proteger os dados da sua instituição. O prontuário eletrônico, por exemplo, permite que o tempo da consulta médica diminua significativamente, aumentando a sua capacidade de atendimentos.

GED dentro da lei

Em 2018, um projeto de lei passou a autorizar o armazenamento eletrônico dos prontuários dos pacientes. Justamente com o objetivo de facilitar o acesso as informações e modernizar os processos.  

Apesar da lei ser recente, muitas unidades de saúde já utilizavam o sistema eletrônico de documentos, mas ainda eram obrigadas a guardar o arquivo físico.

Com a Lei nº 13.787 de 27/12/2018 os documentos físicos podem ser destruídos depois que estiverem digitalizados. Mais espaço físico livre e mais segurança para os pacientes e para a instituições de saúde.

Como implantar o Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Depois de entender que o Gerenciamento Eletrônico de Documentos é uma atualização necessária e vantajosa para a sua empresa, resta saber como implantá-la. Para isso, a Helioprint oferece o sistema de outsourcing de impressão.

Com esse modo de terceirização, as clínicas e hospitais não precisam adquirir o equipamento e nem se preocupar com a manutenção. No outsourcing, é como se a instituição alugasse um equipamento para digitalizar os documentos.

Além das impressoras, a Helioprint oferece um software para a empresa realizar todo o gerenciamento dos seus documentos digitalizados. Com ele, você consegue ter o controle das informações, aplicar uma restrição de acesso e garantir uma digitalização com qualidade.

Um grande problema do armazenamento físico pode ser a perda de qualidade dos documentos. Para garantir que na hora da digitalização não ocorra o mesmo problema, o importante é escolher um equipamento que sustente a qualidade do documento.

Por isso, a Helioprint conta com profissionais qualificados para te ajudar a escolher o melhor equipamento sem preocupações futuras.