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Primeiros passos: como gerenciar custos de uma gráfica

Por Júlio 21 de maio de 2019 Área Gráfica
gerenciar custos de uma gráfica

Sabemos que gerenciar custos de uma gráfica nem sempre é uma tarefa simples. Mas, sabemos também, que trata-se de algo essencial que precisa ser feito – mesmo que pareça um tanto complexo e muitas dúvidas surjam durante o processo.

Por onde começar? O que eu devo fazer para ter mais controle das despesas com materiais, manutenção de impressoras e, ao mesmo tempo, administrar melhor o lucro da minha gráfica? É bem provável que essas – e outras – perguntas tenham passado por sua cabeça na hora de lidar com os números.

Para norteá-lo, nós, da Helioprint, criamos um pequeno guia com os primeiros passos do gerenciamento de custos de uma gráfica. Reunimos dicas importantes e fáceis de serem seguidas para que você não perca mais tempo e possa organizar melhor todo o dinheiro que entra e sai de sua empresa. Confira:

Passo 1: Identifique os custos reais de sua gráfica

O primeiro passo para gerenciar os custos de uma gráfica é identificar as despesas reais dela. Você sabe quais são as matérias-primas utilizadas nos serviços em que você oferece e o preço de cada uma delas? O quanto precisa de tinta, embalagens, papéis e outros materiais importantes para seu trabalho?

Ter esses dados é importante para uma boa gestão, assim como identificar o quanto investe em mão de obra. Nesse caso, ela também entra como custo de produção.

Aqui, nos custos reais, você também pode acrescentar as despesas com manutenção das impressoras e a compra de suprimentos. Lembrando que é necessário ter uma estimativa de perda – em um lote feito sob encomenda, por exemplo, não pode faltar, nem sobrar materiais. Mapeando essas informações, fica mais fácil gerenciar os custos e evitar desperdícios.

Sem esse controle real das despesas, você não consegue saber se está cobrando o valor adequado por um serviço, se os produtos de sua gráfica têm adesão ou, ainda, exigem mais mão de obra e materiais do que o imaginado – e isso precisa ser refletido no preço. Por isso é essencial manter esses números atualizados e tomá-los como base dos produtos que você oferece.

Passo 2: Monitore seu estoque

Já que falamos sobre materiais no tópico anterior, como anda seu estoque? Ele é uma das peças fundamentais da gestão de custos de uma gráfica. É por meio desse armazenamento que conseguimos ter uma base de custo e do preço dos serviços oferecidos.

Analisar o estoque da gráfica também é uma boa forma de identificar oportunidades. 
Por exemplo: se você percebeu que um produto tem saído mais, pode investir em mais materiais para a sua produção e investir menos no que não está vendendo tanto. Ou, ainda, pensar em uma promoção para desencalhar esses materiais que não têm adesão por parte do público.

Passo 3: Como está a qualidade dos materiais oferecidos por sua gráfica?

A reprovação de materiais também impacta na gestão de custos de uma gráfica. Mesmo tendo alinhado ao máximo com o cliente, em muitos casos, os produtos podem ser reprovados e aí cabe a você pensar em uma estratégia para melhorar o processo de aprovação e diminuir o desperdício de recursos.

Monitorar e validar o passo a passo da criação dos materiais é uma boa estratégia. Até porque, se algo dá errado no processo, muita coisa é desperdiçada – o que impacta na gestão de custos.

Passo 4: Crie processos

A gestão de custos de uma gráfica também está ligada à processos. Manutenção preventiva de equipamentos, controle de materiais e ferramentas, a criação de novos projetos, assim como a confecção de amostras e a preocupação com a qualidade dos materiais, são passos importantes e podem melhorar o gerenciamento.

Para criar os processos de impressão em sua gráfica, defina o que é essencial, especifique todos os itens que envolvem os procedimentos e treine sua equipe. Com os colaboradores engajados e por dentro de todos os passos, fica mais fácil garantir um serviço de ótima qualidade.

Passo 5: O atendimento também influencia na gestão de custos de uma gráfica

O que o gerenciamento de custos de uma gráfica tem a ver com o atendimento? Muito! Pense no seguinte: se o cliente não for bem atendido, se a sua equipe não oferecer uma solução que atenda às necessidades dele, os processos criados não terão tanta eficácia. Tudo está interligado. Lembrando que o cliente é a peça-chave da sua empresa.

A velocidade da entrega dos materiais, a qualidade da impressão e entender o que de fato o cliente quer e precisa, também influenciam na administração da gráfica. Então, ouça as sugestões seu público, perceba quais são os produtos que eles mais adquirem, esteja em contato com ele. Gerenciar o atendimento é tão importante quanto gerenciar custos.

Viu só? O gerenciamento não é tão difícil quanto parece. Lembrando que as dicas que reunimos aqui são básicas e servem para quem identificou a importância do gerenciamento e ainda não sabe por onde começar. Esperamos que elas sejam colocadas em prática e que você consiga administrar melhor a sua empresa e ter mais sucesso em seu negócio.

Para mais conteúdos como esse, você já sabe: é só ficar de olho no blog da Helioprint!

Até a próxima!

Como montar uma gráfica digital

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Júlio

Atendo a industria Gráfica, ajudando empresas que querem entrar no mercado de impressão digital ou tem problemas com seus processos atuais nos segmentos de impressão de provas, fotografias, impressão promocional, embalagem, comunicação visual entre outros...

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