Sabemos que gerenciar custos de uma gráfica nem sempre é uma tarefa simples. Mas, sabemos também, que trata-se de algo essencial que precisa ser feito – mesmo que pareça um tanto complexo e muitas dúvidas surjam durante o processo.

Por onde começar? O que eu devo fazer para ter mais controle das despesas com materiais, manutenção de impressoras e, ao mesmo tempo, administrar melhor o lucro da minha gráfica? É bem provável que essas – e outras – perguntas tenham passado por sua cabeça na hora de lidar com os números.

Para norteá-lo, nós, da Helioprint, criamos um pequeno guia com os primeiros passos do gerenciamento de custos de uma gráfica. Reunimos dicas importantes e fáceis de serem seguidas para que você não perca mais tempo e possa organizar melhor todo o dinheiro que entra e sai de sua empresa. Confira:

Passo 1: Identifique os custos reais de sua gráfica

O primeiro passo para gerenciar os custos de uma gráfica é identificar as despesas reais dela. Você sabe quais são as matérias-primas utilizadas nos serviços em que você oferece e o preço de cada uma delas? O quanto precisa de tinta, embalagens, papéis e outros materiais importantes para seu trabalho?

Ter esses dados é importante para uma boa gestão, assim como identificar o quanto investe em mão de obra. Nesse caso, ela também entra como custo de produção.

Aqui, nos custos reais, você também pode acrescentar as despesas com manutenção das impressoras e a compra de suprimentos. Lembrando que é necessário ter uma estimativa de perda – em um lote feito sob encomenda, por exemplo, não pode faltar, nem sobrar materiais. Mapeando essas informações, fica mais fácil gerenciar os custos e evitar desperdícios.

Sem esse controle real das despesas, você não consegue saber se está cobrando o valor adequado por um serviço, se os produtos de sua gráfica têm adesão ou, ainda, exigem mais mão de obra e materiais do que o imaginado – e isso precisa ser refletido no preço. Por isso é essencial manter esses números atualizados e tomá-los como base dos produtos que você oferece.

Passo 2: Monitore seu estoque

Já que falamos sobre materiais no tópico anterior, como anda seu estoque? Ele é uma das peças fundamentais da gestão de custos de uma gráfica. É por meio desse armazenamento que conseguimos ter uma base de custo e do preço dos serviços oferecidos.

Analisar o estoque da gráfica também é uma boa forma de identificar oportunidades. 
Por exemplo: se você percebeu que um produto tem saído mais, pode investir em mais materiais para a sua produção e investir menos no que não está vendendo tanto. Ou, ainda, pensar em uma promoção para desencalhar esses materiais que não têm adesão por parte do público.

Passo 3: Como está a qualidade dos materiais oferecidos por sua gráfica?

A reprovação de materiais também impacta na gestão de custos de uma gráfica. Mesmo tendo alinhado ao máximo com o cliente, em muitos casos, os produtos podem ser reprovados e aí cabe a você pensar em uma estratégia para melhorar o processo de aprovação e diminuir o desperdício de recursos.

Monitorar e validar o passo a passo da criação dos materiais é uma boa estratégia. Até porque, se algo dá errado no processo, muita coisa é desperdiçada – o que impacta na gestão de custos.

Passo 4: Crie processos

A gestão de custos de uma gráfica também está ligada à processos. Manutenção preventiva de equipamentos, controle de materiais e ferramentas, a criação de novos projetos, assim como a confecção de amostras e a preocupação com a qualidade dos materiais, são passos importantes e podem melhorar o gerenciamento.

Para criar os processos de impressão em sua gráfica, defina o que é essencial, especifique todos os itens que envolvem os procedimentos e treine sua equipe. Com os colaboradores engajados e por dentro de todos os passos, fica mais fácil garantir um serviço de ótima qualidade.

Passo 5: O atendimento também influencia na gestão de custos de uma gráfica

O que o gerenciamento de custos de uma gráfica tem a ver com o atendimento? Muito! Pense no seguinte: se o cliente não for bem atendido, se a sua equipe não oferecer uma solução que atenda às necessidades dele, os processos criados não terão tanta eficácia. Tudo está interligado. Lembrando que o cliente é a peça-chave da sua empresa.

A velocidade da entrega dos materiais, a qualidade da impressão e entender o que de fato o cliente quer e precisa, também influenciam na administração da gráfica. Então, ouça as sugestões seu público, perceba quais são os produtos que eles mais adquirem, esteja em contato com ele. Gerenciar o atendimento é tão importante quanto gerenciar custos.

Viu só? O gerenciamento não é tão difícil quanto parece. Lembrando que as dicas que reunimos aqui são básicas e servem para quem identificou a importância do gerenciamento e ainda não sabe por onde começar. Esperamos que elas sejam colocadas em prática e que você consiga administrar melhor a sua empresa e ter mais sucesso em seu negócio.

Para mais conteúdos como esse, você já sabe: é só ficar de olho no blog da Helioprint!

Até a próxima!