Em muitas empresas, quem fica responsável pela manutenção das impressoras é a equipe de TI. Por causa do alto número de materiais impressos, volta e meia alguém desse time precisa deixar de trabalhar em tarefas mais importantes, para trocar o toner da máquina ou dar algum tipo de assistência. Complicado, não?

Se situações como essas acontecem frequentemente no seu ambiente de trabalho e você não vê a hora de resolver esse problema, saiba que o outsourcing de impressão é a solução ideal para casos assim.

Investir na terceirização de impressão é uma forma de reduzir custos, aumentar a produtividade dos seus colaboradores, principalmente da equipe de TI e, claro, melhorar o gerenciamento do que é impresso em sua empresa. E esses são só alguns dos muitos benefícios. Quer saber mais? Então continue lendo e descubra quais são as vantagens do outsourcing de impressão:

Invista em outsourcing de impressão para reduzir custos

Qual negócio hoje em dia que não quer reduzir custos? Com a terceirização de impressão é possível economizar até 30% do seu orçamento. Tudo isso porque a manutenção das impressoras e a reposição de suprimentos fica por conta da empresa contratada, e aí você não corre o risco de comprar materiais, como toner, por exemplo, pagando um preço maior do que eles valem.

Ou ainda, ter que trocar peças de impressoras mais antigas, que já estão deixando a desejar, porque o investimento nessas máquinas foi muito alto para optar por versões mais atualizadas.

O outsourcing de impressão também ajuda a reduzir o desperdício de materiais, evitando impressões desnecessárias e o maior aproveitamento do papel. Por meio dele é possível ter mais controle do que é impresso e isso impacta no orçamento.

Terceirizar a impressão auxilia na produtividade dos seus colaboradores

Se a impressão fica por conta dos seus colaboradores – equipe de TI, por exemplo -, eles deixam de focar em atividades que são muito mais importantes para a empresa. Fora que em muitos casos, os funcionários dependem do conserto do equipamento para imprimir documentos importantes e têm sua tarefa “empacada” por causa disso, impactando na sua produtividade. Com o outsourcing de impressão essas situações não acontecem.

A empresa contratada será responsável pela manutenção das máquinas, estoque e reposição de materiais e, ainda, terá o equipamento certo para atender às necessidades do seu negócio. Até porque, ela é especialista no assunto e sabe exatamente qual é a impressora ideal para o dia a dia do seu estabelecimento e as demandas que ele possui.

Dessa forma, você e seus funcionários continuarão as tarefas normalmente e, quando houver a necessidade de manutenção, a Helioprint, por exemplo, substituirá imediatamente o equipamento para que isso não impacte sua rotina.

A terceirização facilita o gerenciamento de impressão

O gerenciamento de impressão é uma das principais vantagens do outsourcing. 
Reflita e responda a estas perguntas: Dentro da sua empresa, você consegue saber hoje o quanto é gasto com materiais impressos? O número de impressões feitas diariamente? Quais são as áreas que mais utilizam a impressora?

Essas informações são muito importantes para ajudar na redução de custos – e investindo no gerenciamento de impressão você consegue obtê-las.

Todo esse gerenciamento é feito por meio de uma interface online. Nela você analisa e controla os equipamentos, define quais colaboradores e setores podem utilizar as impressoras, consegue até estabelecer uma cota de impressão por dia e ter acesso a relatórios.

Aqui vai mais uma informação importante: sabia que o custo do papel está entre os mais impactantes no processo de impressão? Se você não gerencia os materiais impressos, comete erros como imprimir em apenas um lado da folha, gastando o dobro, quando poderia aproveitá-la por inteiro.  

Suas informações estarão mais seguras com o outsourcing de impressão

Precisa imprimir documentos confidenciais em sua empresa? O outsourcing de impressão também proporciona mais segurança. Terceirizando com a Helioprint, por exemplo, é possível aplicar políticas de rastreabilidade e identificar quem imprimiu o documento, quando, em qual horário e em qual das estações de trabalho.

Se você quiser, também pode gravar essas informações, em um tamanho pequeno, na margem do documento, aumentando o controle da segurança, ou acrescentar um código de rastreio para facilitar o acompanhamento dele.

Outra solução interessante, que auxilia no sigilo de informações é o Siga-me.

Se a impressora não está perto de você e é necessário imprimir um documento, como a folha de pagamento de um colaborador, por exemplo, alguém que não está autorizado pode pegar esse papel antes de você chegar até a impressora. Para evitar essa situação existe o Siga-me.

Você envia o arquivo para a impressão e ele só processa e imprime após uma confirmação sua, feita fisicamente, na impressora.

Outro benefício desse recurso oferecido pela Helioprint é a possibilidade de, ao se deslocar para outro escritório ou departamento da empresa, se conectar com qualquer dispositivo na rede corporativa e recuperar arquivos em sua pasta pessoal de documentos usando o Siga-me.

Nesse caso, dá para imprimir o documento em qualquer impressora da sua empresa, mantendo a segurança e o sigilo das informações.

Agora ficou claro que é muito melhor terceirizar a gestão de impressão em sua empresa, não é?

Invista em outsourcing e conte com a Helioprint para diminuir custos, aumentar a produtividade dos seus colaboradores, ter uma impressão com muito mais qualidade, segurança e, claro, mais rapidez e facilidade no dia a dia.