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Quais são as vantagens do outsourcing de impressão

Por Edirlaine Kratz 23 de abril de 2019 Outsourcing de Impressão
outsourcing de impressão

Em muitas empresas, quem fica responsável pela manutenção das impressoras é a equipe de TI. Por causa do alto número de materiais impressos, volta e meia alguém desse time precisa deixar de trabalhar em tarefas mais importantes, para trocar o toner da máquina ou dar algum tipo de assistência. Complicado, não?

Se situações como essas acontecem frequentemente no seu ambiente de trabalho e você não vê a hora de resolver esse problema, saiba que o outsourcing de impressão é a solução ideal para casos assim.

Investir na terceirização de impressão é uma forma de reduzir custos, aumentar a produtividade dos seus colaboradores, principalmente da equipe de TI e, claro, melhorar o gerenciamento do que é impresso em sua empresa. E esses são só alguns dos muitos benefícios. Quer saber mais? Então continue lendo e descubra quais são as vantagens do outsourcing de impressão:

Invista em outsourcing de impressão para reduzir custos

Qual negócio hoje em dia que não quer reduzir custos? Com a terceirização de impressão é possível economizar até 30% do seu orçamento. Tudo isso porque a manutenção das impressoras e a reposição de suprimentos fica por conta da empresa contratada, e aí você não corre o risco de comprar materiais, como toner, por exemplo, pagando um preço maior do que eles valem.

Ou ainda, ter que trocar peças de impressoras mais antigas, que já estão deixando a desejar, porque o investimento nessas máquinas foi muito alto para optar por versões mais atualizadas.

O outsourcing de impressão também ajuda a reduzir o desperdício de materiais, evitando impressões desnecessárias e o maior aproveitamento do papel. Por meio dele é possível ter mais controle do que é impresso e isso impacta no orçamento.

Terceirizar a impressão auxilia na produtividade dos seus colaboradores

Se a impressão fica por conta dos seus colaboradores – equipe de TI, por exemplo -, eles deixam de focar em atividades que são muito mais importantes para a empresa. Fora que em muitos casos, os funcionários dependem do conserto do equipamento para imprimir documentos importantes e têm sua tarefa “empacada” por causa disso, impactando na sua produtividade. Com o outsourcing de impressão essas situações não acontecem.

A empresa contratada será responsável pela manutenção das máquinas, estoque e reposição de materiais e, ainda, terá o equipamento certo para atender às necessidades do seu negócio. Até porque, ela é especialista no assunto e sabe exatamente qual é a impressora ideal para o dia a dia do seu estabelecimento e as demandas que ele possui.

Dessa forma, você e seus funcionários continuarão as tarefas normalmente e, quando houver a necessidade de manutenção, a Helioprint, por exemplo, substituirá imediatamente o equipamento para que isso não impacte sua rotina.

A terceirização facilita o gerenciamento de impressão

O gerenciamento de impressão é uma das principais vantagens do outsourcing. 
Reflita e responda a estas perguntas: Dentro da sua empresa, você consegue saber hoje o quanto é gasto com materiais impressos? O número de impressões feitas diariamente? Quais são as áreas que mais utilizam a impressora?

Essas informações são muito importantes para ajudar na redução de custos – e investindo no gerenciamento de impressão você consegue obtê-las.

Todo esse gerenciamento é feito por meio de uma interface online. Nela você analisa e controla os equipamentos, define quais colaboradores e setores podem utilizar as impressoras, consegue até estabelecer uma cota de impressão por dia e ter acesso a relatórios.

Aqui vai mais uma informação importante: sabia que o custo do papel está entre os mais impactantes no processo de impressão? Se você não gerencia os materiais impressos, comete erros como imprimir em apenas um lado da folha, gastando o dobro, quando poderia aproveitá-la por inteiro.  

Suas informações estarão mais seguras com o outsourcing de impressão

Precisa imprimir documentos confidenciais em sua empresa? O outsourcing de impressão também proporciona mais segurança. Terceirizando com a Helioprint, por exemplo, é possível aplicar políticas de rastreabilidade e identificar quem imprimiu o documento, quando, em qual horário e em qual das estações de trabalho.

Se você quiser, também pode gravar essas informações, em um tamanho pequeno, na margem do documento, aumentando o controle da segurança, ou acrescentar um código de rastreio para facilitar o acompanhamento dele.

Outra solução interessante, que auxilia no sigilo de informações é o Siga-me.

Se a impressora não está perto de você e é necessário imprimir um documento, como a folha de pagamento de um colaborador, por exemplo, alguém que não está autorizado pode pegar esse papel antes de você chegar até a impressora. Para evitar essa situação existe o Siga-me.

Você envia o arquivo para a impressão e ele só processa e imprime após uma confirmação sua, feita fisicamente, na impressora.

Outro benefício desse recurso oferecido pela Helioprint é a possibilidade de, ao se deslocar para outro escritório ou departamento da empresa, se conectar com qualquer dispositivo na rede corporativa e recuperar arquivos em sua pasta pessoal de documentos usando o Siga-me.

Nesse caso, dá para imprimir o documento em qualquer impressora da sua empresa, mantendo a segurança e o sigilo das informações.

Agora ficou claro que é muito melhor terceirizar a gestão de impressão em sua empresa, não é?

Invista em outsourcing e conte com a Helioprint para diminuir custos, aumentar a produtividade dos seus colaboradores, ter uma impressão com muito mais qualidade, segurança e, claro, mais rapidez e facilidade no dia a dia.

Ebook - Outsourcing de impressão

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Edirlaine Kratz

Consultora estratégica da Helioprint, especializada em Outsourcing de Impressão corporativo.

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