Outsourcing de Impressão (Locação de Impressoras) | Helioprint

Outsourcing de Impressão (Locação de impressoras)

Outsourcing de Impressão é a resposta para reduzir custos, aumentar sua produtividade e incrementar sua gestão

Você conhece o custo total de impressão que sua empresa gera? Com o Outsourcing de Impressão da Helioprint você poderá conhecer qual o perfil de impressão do seu negócio, melhorar seu controle e acompanhar todo o processo através de relatórios e gráficos online e tudo isso com grande economia e produtividade. 

Terceirizar impressão é algo sério: O que os olhos não vêem, o bolso sente

Os custos ocultos de impressão vão muito além de adquirir impressoras, cartuchos e substituí-las ou consertá-las a medida que elas quebram. Impressões indevidas, vazamento de conteúdo confidencial e retrabalho podem representar mais do que o custo de toner e peças. Já imaginou que para cada página impressa de apenas 1 lado você está gastando o dobro em papel, se comparado a uma impressão frente e verso? Sabia que o custo de papel está entre os mais impactantes num processo de impressão e gestão de documentos?

Locação de impressoras é com quem entende do negócio

Confie a gestão de suas impressões a quem tem mais de 35 anos de experiência no segmento, e aproveite o poder da tecnologia e do conhecimento sobre as melhores práticas em outsourcing de impressão.

outsourcing de impressão - locação de impressoras

Controle

Controle de impressões e cópias com atribuição de cotas, sendo elas informativas ou bloqueantes. Dessa forma, você garante que o orçamento seja sempre respeitado.

Cotas Pré-Pagas

 Podem ser distribuídos ou vendidos cartões com crédito pré-pago e os usuários farão a recarga no sistema conforme sua necessidade. Essa pode ser uma ótima opção para terceirizados ou mesmo como um benefício adicional para sua equipe.

Segurança

É possível bloquear as funções nativas das multifuncionais e só liberá-las mediante autenticação do usuário. Dessa forma, sua empresa garante que apenas os usuários com direitos de uso dos recursos de impressão possam utilizá-los.

Gestão Online

Gerenciamento total através de uma interface web com múltiplas visões. Gerencie suas impressões com relatórios dinâmicos, defina políticas de impressão e cotas bloqueantes ou informativas. Crie e gerencie usuários de forma ágil.

Nuvem

Beneficie-se da infraestrutura de nuvem sem realizar investimentos em infraestrutura, com nível superior de segurança e disponibilidade 24x7. Comece agora a obter os resultados sem instalações e implantações complicadas.

Economize

O resultado da gestão e dos controles implementados na solução de outsourcing de impressão, aliados aos elevados níveis de serviço e pequena incidência de falhas dos suprimentos originais é a economia que sua empresa busca.

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Seus usuários imprimem apenas o que é realmente necessário?

Muitas vezes os recursos de impressão podem ser um ralo pelo qual escoa parte dos ganhos de sua empresa. Adotar políticas de impressão que ajudem a conscientizar os usuários é uma boa forma de fechar as torneiras do desperdício. Com o outsourcing de impressão corporativo da Helioprint você pode ir além do serviço e incluir políticas de impressão que vão maximizar seus recursos e garantir que apenas as impressões necessárias sejam impressas.

Realizar a locação de impressoras com a Helioprint significa possuir um sistema automatizado e prático, onde é possível adotar regras de impressão, aplicadas a usuários, departamentos e centro de custo, de modo que seu desempenho de impressão não dependa apenas da conscientização. Dessa forma a solução de outsourcing de impressão passa a manter um papel ativo em seus processos de negócio e não mais reativo. Não espere até o final do mês ou período de avaliação para identificar que seu orçamento de impressão estourou. Adote políticas que permitam que você assuma o controle a partir do primeiro dia.

Controle

Sua empresa pode controlar suas impressões através de políticas de impressão corporativa. As regras são definidas por você e podem levar em consideração Título do Arquivo, Aplicativo de Origem, Total de Páginas, Cópias, Custo da Impressão, Horário, Qualidade, Cor, Frente e Verso, Tamanho do papel e do aquivo.

Conversão

Converta automaticamente os trabalhos de impressão enviados por seus usuários, baseado em regras customizáveis. Converta documentos coloridos automaticamente para documentos preto e branco. Converta documentos automaticamente para páginas frente e verso e reduza em até 50% seus custos com papel.

Melhoria Continua

Analise e ajuste suas políticas rapidamente baseado em relatórios de utilização de seus recursos de impressão contratados. Garanta que suas políticas de impressão estejam em melhoria continua e que aproveitem-se de todo o poder que a tecnologia pode incrementar em seu negócio.

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Você sabe quem imprime e quais documentos são impressos?

Manter a rastreabilidade e o controle de suas impressões pode ser um grande desafio. Documentos confidenciais precisam ter a sua distribuição controlada e mesmo documentos sem esse nível de confidencialidade precisam ser rastreados para validar e certificar diversos processos de negócio.

Com nossa solução de outsourcing de impressão você tem a opção de aplicar políticas de rastreabilidade que identificam qual usuário imprimiu determinado documento, de qual estação de trabalho ele foi impresso e data e hora da impressão. Além disso você pode gravar na margem do próprio documento impresso as mesmas informações a fim de gerar uma prova física da rastreabilidade de um documento.

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Rastreabilidade

Institua políticas de permissão e mantenha a rastreabilidade das interações dos seus usuários com os recursos de impressão. Saiba quem imprimiu determinado documento ou tipo de documento, em que estação, em que dia e horário, e ainda que tipo de impressão foi realizada: colorido, preto e branco ou frente e verso.

Tracking

Identifique no próprio documento, com pequenas escritas nas margens, quem imprimiu determinado documento confidencial. Adicione data e hora de impressão, estação de trabalho e impressora que processou a tarefa, além de incluir mensagens personalizadas e mesmo um código de rastreio para facilitar o acompanhamento do documento.

Gestão Web

Faça toda a gestão da segurança e rastreabilidade dos documentos online. Altere e crie novas políticas de forma fácil e intuitiva e reaja rapidamente a mudanças no seu cenário de impressão.

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SIGA-ME de Impressão, mobilidade e segurança

Você envia um arquivo confidencial para a impressora, por exemplo a folha de pagamento de um funcionário, e a impressora está a 15 metros de você. Não seria nada interessante que alguém chegasse antes de você e pegasse sua impressão, com os dados de salários, benefícios e tudo mais de outro colaborador. Para isso e muito mais, existe o SIGA-ME. 

Com o SIGA-ME você envia o arquivo para a impressora, mas o equipamento só processa e imprime depois de uma confirmação sua fisicamente na impressora. Desas forma, você garante que apenas você tenha acesso a seus documentos confidenciais que precisam ser impressos e que a informação seja mantida em sigilo. 

Existe ainda um outro cenário, você teve que fazer uma visita rápida a outro escritório da empresa, ou mesmo outro departamento e precisa imprimir um relatório para uma reunião. Através do SIGA-ME você pode se conectar a qualquer dispositivo na rede corporativa e recuperar os arquivos que estão na sua pasta pessoal de documentos.

Confidencialidade

Envie o documento para a impressora e libere a impressão somente na presença do usuário. Dessa forma, você garante que suas informações continuem sendo sigilosas além de evitar o desperdício de documentos impressos que nunca são coletados.

Mobilidade

Aproveite o poder da mobilidade e aumente sua produtividade e segurança no trabalho. Libere suas impressões através de dispositivos móveis ou selecione algum documento de sua pasta virtual e envie para impressão.

Compartilhamento

Coloque seus processos de negócio na era do compartilhamento. Com nossas soluções você tem a opção de compartilhar documentos com usuários ou grupo de trabalho e dessa forma disponibilizar esses documentos para impressão em qualquer momento, em qualquer impressora da rede, pelos usuários credenciados.

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